در حالی که ممکن است ارائه “لغزش صورتی” به یک کارمند آسان تر باشد، مراقبت بیشتر برای پیروی از چند روش برتر، خروجی راحت را تضمین می کند و در عین حال خطرات قانونی را کاهش می دهد و بهره وری کارمندان باقی مانده را کاهش می دهد.
TechnologyAdvice قادر است خدمات ما را به صورت رایگان ارائه دهد زیرا ممکن است برخی از فروشندگان برای ترافیک وب یا سایر فرصت های فروش به ما پرداخت کنند. ماموریت ما این است که به خریداران فناوری کمک کنیم تا تصمیمات خرید بهتری بگیرند، بنابراین اطلاعاتی را برای همه فروشندگان – حتی آنهایی که به ما پولی نمی‌دهند – در اختیار شما قرار می‌دهیم.
آنچه در این مقاله می‌خوانید
- خوراکی های کلیدی
- نحوه اخراج یک کارمند به صورت قانونی
- یک خط مشی فسخ قانونی ایجاد کنید
- از قبل با کارمند ارتباط برقرار کنید
- قبل از جلسه خاتمه آماده شوید
- مطمئن شوید که پروتکل های مدیریت ریسک وجود دارد
- 5- مختصر باشید و آن را شخصی نکنید
- 6-اطلاعات مربوط به هرگونه مزیت لازم را ارائه دهید
- خروج کارمند را با بقیه کارکنان در میان بگذارید
- حقوق کارفرما
- محدودیت های استخدام به اراده
- انسانیت را در پایان به خاطر بسپار
خوراکی های کلیدی
استخدام با اراده انعطاف پذیری را فراهم می کند، اما هنوز محدودیت هایی در مورد زمان و نحوه اخراج یک کارمند وجود دارد.
مستندسازی مسائل مربوط به عملکرد کلیدی برای اجتناب و دفاع از ادعاهای نادرست فسخ است.
شلیک در گرمای لحظه یک اشتباه است، همانطور که نشان ندادن همدلی و انسانیت اشتباه است.
نحوه اخراج یک کارمند به صورت قانونی
برخلاف بسیاری از کشورهای اروپایی، کارفرمایان خصوصی در ایالات متحده (به استثنای مونتانا) “به میل خود” در نظر گرفته می شوند. حتی اگر استخدام در ایالات متحده عمدتاً “به میل خود” است، این بدان معنا نیست که می توانید (یا باید) یک کارمند را بدون دلیل اخراج کنید. به عنوان مثال، شما نمی توانید کارمندان را به دلایل غیرقانونی، مانند تبعیض یا افشاگری، اخراج کنید. علاوه بر این، انتشار بدون قافیه یا دلیل می تواند بر روحیه کارکنان باقی مانده تأثیر منفی بگذارد و منجر به کاهش بهره وری، افزایش درخواست برای مرخصی یا ترس از کاهش امنیت شغلی شود.
با مراحل زیر آشنا شوید تا بتوانید ترس ناشی از اخراج کارمندان را کاهش دهید و فرآیند را برای مدیران سراسر سازمانتان ساده کنید.
همچنین بخوانید: نقش منابع انسانی در مدیریت تغییر
یک خط مشی فسخ قانونی ایجاد کنید
اگرچه کارفرمایان به میل خود نیازی به سیاست‌هایی ندارند که رویه‌های فسخ را مانند کتابچه‌های راهنمای کارمند مشخص می‌کند، اما آنها از پایبندی به قوانین فدرال، ایالتی و محلی قابل اجرا معذور نیستند. خط‌مشی‌های خاتمه راه‌های بسیار خوبی برای نشان دادن تلاش شما برای پیروی از این قوانین هستند. علاوه بر این، آنها به عنوان یک کتاب راهنما برای کارکنان فعلی و ورودی در مورد انتظارات شرکت و رفتار مناسب در محل کار عمل می کنند.
یک روش فسخ خوب ترکیبی از چندین خط مشی مختلف است، از جمله:
- کدهای رفتاری کارکنان
- قوانین کار
- لیست جرایم قابل آتش سوزی
- مراحل انضباط پیشرو
- رویه های بررسی حادثه
- خروج از مصاحبه
- مراحل خاتمه سود
خط مشی فسخ شما همچنین باید مشخص کند چه کسی مسئول رسیدگی به خاتمه کارمند است، مانند یک مدیر مستقیم، یکی از اعضای HR یا هر دو. اگر تیم منابع انسانی اختصاصی ندارید، در صورت وجود از خط تلفن مستقیم بیمه مسئولیت فعالیت‌های شغلی (EPLI) خود استفاده کنید، یا با یک وکیل قانون کار تماس بگیرید تا تأیید کنید که روش فسخ شما از نظر قانونی درست است.
از قبل با کارمند ارتباط برقرار کنید
مگر اینکه کارمندی مرتکب تخلف جدی یا غیرقابل توجیهی شود که مستلزم اخراج فوری باشد، مانند آزار جنسی، خشونت یا سایر فعالیت‌های غیرقانونی، کارمندان نباید تعجب کنند که شغلشان در خطر است. با این حال، ساکت ماندن و امید به اینکه کارمند به طور جادویی بهبود یابد، راه حل نیست – تا زمانی که کارمند “در اطلاعیه” قرار نگیرد، ممکن است از آسیب دیدن عملکرد خود غافل شود و هیچ اقدامی برای تغییر انجام ندهد.
قبل از اینکه تصمیم بگیرید یک نفر را خاتمه دهید، بسیار مهم است که از خود بپرسید آیا شرکت تمام تلاش خود را برای حمایت از موفقیت آن کارمند انجام داده است یا خیر. چه کهنه سربازان کارکشته و چه چهره های تازه، کارمندان به راهنمایی روشن، بازخورد منظم و منابعی برای بهبود نیاز دارند و سزاوار آن هستند.
من قاطعانه معتقدم که پایان کار باید آخرین راه حل باشد، تنها پس از اینکه تلاش‌های شما برای کمک به موفقیت کارمند تمام شد. من یک بار با یک صاحب کسب و کار کوچک کار کردم که واقعاً با دادن بازخورد سخت مشکل داشت. آنها امیدوار بودند که کارمند خودش همه چیز را تغییر دهد، اما این اتفاق نیفتاد. زمانی که آنها تصمیم گرفتند آن فرد را اخراج کنند، وضعیت بسیار بزرگتر و آشفته تر از آن چیزی بود که باید باشد.
اگر در اوایل با کسی صحبت می کنید، گاهی اوقات می توانید بعداً از این روند ناخوشایند و دردناک خاتمه اجتناب کنید. البته، استثنائاتی وجود دارد، مانند موارد سوء رفتار شدید یا فقدان واقعی مهارت‌های کاربردی، اما در بیشتر مواقع، تلاش برای اطمینان از دریافت ابزار و پشتیبانی مناسب کارمند است.
ارتباط با کارکنان می تواند اشکال مختلفی داشته باشد، از جمله:
- گفتگوهای غیر رسمی
- بررسی عملکرد
- برنامه های بهبود عملکرد (PIP).
- اقدام انضباطی.
- تعلیق ها
- توافقات آخرین شانس
آنچه مهم است نشستن با افراد ضعیف و ارائه معیارهای مبتنی بر عملکرد و سایر اسنادی است که نشان می‌دهد کجا نیاز به بهبود دارند. علاوه بر این، مدیران باید این مکالمات را مستند کنند و از کارمندان بخواهند اسناد را امضا کنند. در برخی موارد، این اسناد می‌تواند شواهدی باشد که برای اثبات اینکه کارمندی را به دلیل غیرقانونی در پرونده‌های خاتمه نادرست اخراج نکرده‌اید، نیاز دارید.
برخی از کارفرمایان مانند شرکت فورد موتور اقدامات غیر متعارفی را انجام داده‌اند، مانند ارائه قراردادهای جدایی به افراد ضعیف به جای برنامه‌های دقیق افزایش عملکرد که ممکن است منجر به تخلیه سنتی شود. این به کارکنانی که عملکرد ضعیفی دارند این فرصت را می‌دهد تا در صورت عدم بهبود عملکردشان، به جای ریسک زیان مالی آینده، با انگیزه‌های پولی ترک کنند. هر تصمیمی که بگیرید، برقراری ارتباط با کارمندان در مورد عملکرد آنها و مستندسازی آن مکالمات باید تا حد امکان قبل از مکالمه خاتمه انجام شود.
پایان کار بخشی اجتناب ناپذیر از مدیریت یک محل کار است. اما اگر می‌خواهید راه‌هایی برای بالا نگه داشتن رضایت کارکنان بیاموزید، استراتژی‌های برتر حفظ کارکنان ما را بخوانید.
قبل از جلسه خاتمه آماده شوید
اگر پس از تعداد معینی مکالمه، بررسی عملکرد و هشدارهای کتبی، بهبودی در عملکرد یا رفتار کارمند مشاهده نشد، وقت آن است که آماده شدن برای مکالمه ترخیص شوید. باید شروع به جمع‌آوری مدارک زیر برای جلسه کنید:
- اسناد مکالمات گذشته
- تذکرات انضباطی
- فرم پایان کار
- اطلاعات خاتمه مزایا (COBRA).
- آخرین چک حقوق (در صورت وجود).
در حالی که کارفرمایان به میل خود ملزم به داشتن اخطار کتبی یا سایر اسناد قبل از اخراج کارمند نیستند، می تواند به سازماندهی گفتگوی خاتمه کمک کند و در صورت شکایت به عنوان مدرک عمل کند.
مدیران مستقیم باید شاهد قابل اعتمادی مانند فردی از منابع انسانی یا بالاترین مقام دیگر را استخدام کنند و فیلمنامه ای را تهیه کنند که جنبه های مهم گفتگوی خاتمه را از قبل مشخص کند. شاهد به عنوان راهی برای اثبات وقایع پایان گفتگو در صورت دعوا عمل می کند. در همین حال، نوشتن یک اسکریپت به شما این امکان را می دهد که مطمئن شوید تصمیم خاتمه با خط مشی های شرکت مطابقت دارد و مدیریت مراحل نظم و انضباط مترقی را به درستی دنبال می کند.
برنامه ریزی برای تاریخ و زمان مکالمه به همان اندازه حیاتی است. به عنوان مثال، برخی از کارفرمایان در روزهای جمعه جلسات پایان کار دارند، بنابراین کارمندان آخر هفته فرصت دارند تا بهبودی خود را حفظ کنند. دیگران دوشنبه ها یا سه شنبه ها را انتخاب می کنند، بنابراین کارمندان یک هفته فرصت دارند تا موقعیت های جدید پیدا کنند. بهترین راه حل شرایط خاص کارمند را با برنامه زمانی مدیر میزبان جلسه خاتمه متعادل می کند.
در مقابل، باید از برگزاری مکالمه خاتمه به عنوان یک جلسه بداهه در پایان روز اجتناب کنید. یک منطقه خنثی و محتاطانه، شانس احساس حریم خصوصی کارمند را افزایش می دهد. همچنین این احتمال را کاهش می دهد که یک کارمند بتواند هرگونه اقدام نامطلوب علیه شرکت انجام دهد، مانند سرقت مشتریان یا ایجاد خسارت به دارایی.
مطمئن شوید که پروتکل های مدیریت ریسک وجود دارد
شما باید پس از پایان کار یک کارمند برای ایمن سازی اموال و اطلاعات شرکت برنامه ریزی کنید. به آنها اجازه دهید اموال شرکت مانند شناسه‌ها، کلیدها، لباس‌ها یا رایانه‌ها را در یک بازه زمانی مشخص شده در دفترچه راهنمای خط‌مشی شما تحویل دهند. مدیران یا IT باید فوراً دسترسی کارمند به ایمیل‌ها، برنامه‌ها یا سایر برنامه‌های شرکت را حذف کنند. اگر کارمند از راه دور کار می کند، باید برچسب های حمل و نقل از پیش پرداخت شده و زمان اضافی برای بازگرداندن اقلام صادر شده توسط شرکت خود را در نظر بگیرید.
اگر کارمند اموال شرکت را پس ندهد، کار کمی برای بازیابی آن می توانید انجام دهید – عدم پرداخت چک های نهایی از کارمندان تا زمانی که اموال شرکت را بازگردانند غیرقانونی است. با این حال، کسر هزینه اموال شرکت از دستمزد نهایی کارمند در برخی از ایالت ها در صورتی که کارمند از اضافه کاری معاف نباشد، مجاز است.
در بیشتر موارد، قبل از کسر پول از آخرین چک، به یک مجوز کسر اموال شرکت امضا شده از کارمند نیاز دارید. کسر نباید آخرین دستمزد کارمند را کمتر از حداقل دستمزد کند. به دلیل قوانین متناقض در هر ایالت، ممکن است بخواهید در قراردادهای جدایی آن ها بندی را لحاظ کنید مبنی بر اینکه دستمزد اخراج کارمند برای هر تجهیزات شرکتی که بازگردانده نشده است، کسر می شود.
در نهایت، از شخصی بخواهید که کارمند را تا ایستگاه کاری خود همراهی کند تا هر وسیله شخصی را بازیابی کند. یک اسکورت می تواند اطمینان حاصل کند که کارمند فقط اقلام شخصی را می گیرد، نه اموال شرکت یا اطلاعات اختصاصی. آنها همچنین به عنوان یک مانیتور عمل می کنند تا مطمئن شوند که کارمند هیچ گونه اختلال بیش از حد ایجاد نمی کند.
در برخی شرایط، بازیابی اقلام توسط کارمند ممکن است پس از پایان گفتگو خطرناک باشد. اگر ایمنی یک نگرانی است، باید به کارمند اطلاع دهید که اقلام آنها را به خانه آنها ارسال خواهید کرد و یک بازه زمانی برای انتظار آنها وجود دارد. علاوه بر این، باید با حسن نیت تلاش کنید تا اقلام را به کارمند بازگردانید تا بعداً از مشکلات قانونی جلوگیری کنید. در نهایت، اگر ایمنی هنگام بازگرداندن اقلام کارمند به یک نگرانی جدی تبدیل شود، ممکن است برای کمک به اداره پلیس محلی آنها مراجعه کنید.
5- مختصر باشید و آن را شخصی نکنید
مکالمه خاتمه اغلب برای کارمند، مدیر و شاهد استرس زا است. با این حال، می‌توانید با پیروی از بهترین روش‌ها در جلسه پایان کار، استرس را کاهش دهید و خطر را به حداقل برسانید:
اسکریپت پایان کار را آماده کنید.
شواهدی را ارائه دهید که از فسخ پرونده پشتیبانی کند، مانند نقض خط‌مشی، سابقه عملکرد ضعیف یا سوابق حضور و غیاب.
به کارمند اجازه دهید سوال بپرسد و در پاسخ کوتاه باشد.
از مدیر، شاهد و کارمند بخواهید فرم پایان کار را امضا کنند و دلیل فسخ را تأیید کند.
در طول مکالمه، ممکن است برای کارمند احساس بدی داشته باشید، به خصوص اگر او مضطرب شود و برای کار خود دعا کند – این را شخصی نگیرید. در حالی که همدلی مهم است، حرفه ای بودن، مودب بودن و تزلزل ناپذیر بودن در تصمیم گیری برای پایان کار نیز مهم است. احساسات خود را در درب خانه بررسی کنید و از شواهدی که جمع آوری کرده اید برای توضیح تصمیم فسخ و ارائه مقداری بسته استفاده کنید.
بیشتر بخوانید:
پشیمانی شغلی در زمینه فناوری
در همین راستا، باید از توهین یا تحقیر کارمند خودداری کنید. در عوض، در گفتگوی خاتمه، مودب و حرفه ای باشید. با انجام این کار، استانداردی برای رفتار محترمانه با همه کارمندان، حتی در مواقع سخت تعیین خواهید کرد.
6-اطلاعات مربوط به هرگونه مزیت لازم را ارائه دهید
در طول مکالمه خاتمه کار، مدیران باید زمانی را برای بحث در مورد موارد زیر اختصاص دهند:
آخرین چک حقوقی: بسته به ایالت، ممکن است از شما خواسته شود که آخرین چک حقوق کارمند را فوراً، ظرف 24 ساعت تا چند روز، یا تا روز پرداخت منظم بعدی، ارائه دهید. عدم رعایت قوانین مناسب می تواند منجر به جریمه های سنگین شود. به عنوان مثال، در کالیفرنیا، برای هر روزی که آخرین چک حقوق کارمند کسر می شود، جریمه تعلق می گیرد.
مدارک COBRA: اکثر کارفرمایانی که مزایای بیمه پزشکی را ارائه می دهند واجد شرایط COBRA هستند و باید ظرف 30 روز پس از پایان کار، مدارک لازم را به کارمند ارائه دهند. با توجه به اینکه COBRA شامل اطلاعاتی در مورد تمدید مزایای کارکنان است، باید این مدارک را آماده ارائه به کارمند در طول مکالمه خاتمه دهید.
قرارداد جدایی: اگر قراردادی را به کارمند پیشنهاد می دهید، جزئیات را با دقت بیان کنید. به عنوان مثال، کارمندان باید بدانند که حقوق اخراج آنها چقدر، چه زمانی و چه مدت طول می کشد. کارکنان همچنین باید بدانند که چه نوع ادعاهای آتی را از مسئولیت شرکت رها می کنند.
اطلاعات بیمه بیکاری: کارمندان بدون توجه به واجد شرایط بودن یا نبودن پس از خاتمه، حق دارند برای دریافت مزایای بیمه بیکاری اقدام کنند. در بیشتر موارد، ایالت ها از کارفرمایان می خواهند که اطلاعاتی در مورد نحوه درخواست مزایای بیکاری در هنگام خروج کارمند، همراه با FEIN کارفرما، شماره حساب بیکاری، و نام و آدرس کسب و کار ارائه دهند. عدم انجام این کار ممکن است منجر به جریمه یا شکایت های بعدی شود.
نحوه اخراج یک کارمند (و دوری از مشکل)
خروج کارمند را با بقیه کارکنان در میان بگذارید
مهم نیست که چه کاری انجام می دهید، نمی توانید از انتشار خبر خروج یک کارمند به بقیه کارکنان جلوگیری کنید. با این حال، شما می توانید در نحوه ارائه اطلاعات با درایت رفتار کنید.
قبل از به اشتراک گذاشتن خبر با کارکنان، باید دلیل اخراج کارمند را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اخراج شخصی به دلیل آزار و اذیت جنسی نیازمند رویکرد متفاوتی نسبت به اخراج فردی به دلیل عملکرد ضعیف است. در این موارد، قبل از اشتراک‌گذاری، عاقلانه است که با مشاور بیرونی مشورت کنید تا از هرگونه اشتباه قانونی، مانند نقض حریم خصوصی یا اثرات نامطلوب بر روحیه باقیمانده کارکنان جلوگیری کنید.
صرف نظر از شرایط، اختصار مهم است. در مورد دلیل اخراج کارمند توضیح ندهید زیرا ممکن است عواقب قانونی داشته باشد (مثلاً شکایت به دلیل تهمت). در عوض، روی برنامه‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت تمرکز کنید تا بقیه اعضای تیم بفهمند که این تصمیم چگونه بر شغلشان تأثیر می‌گذارد. علاوه بر این، هرگونه تغییر در ساختار گزارش‌دهی را مشخص کنید، به‌خصوص اگر کارمند سابق یک مدیر مردمی بود.
به گفته زیشان عارف، مدیرعامل و موسس شرکت توسعه نرم‌افزار Whizpool، «اگر کارمند خاتمه‌یافته برای مدت طولانی در شرکت بوده باشد، فسخ می‌تواند منجر به احساس رها شدن یا خیانت شود». آنها همچنین می توانند باعث شوند که کارمندان باقی مانده احساس کنند شغل آنها نیز در خطر است. بنابراین، مهم است که هنگام اشتراک‌گذاری اخبار بی‌طرف و حرفه‌ای بمانید و روی آینده شرکت تمرکز کنید. انجام این کار هر گونه ترسی را در میان کارکنان باقیمانده از به خطر افتادن شغل آنها برطرف می کند و احساس اعتماد به شفافیت شرکت را افزایش می دهد.
همچنین بخوانید: 6 استراتژی برای کاهش گردش مالی بالای کارکنان
حقوق کارفرما
حتی با وجود اینکه ایالات متحده عمدتاً تحت قوانین استخدامی خود عمل می کند، شما نمی توانید بدون در نظر گرفتن مرزهای قانونی خود یک کارمند را اخراج کنید. به عنوان یک کارفرما، شما این حق را دارید که در مورد نیروی کار خود تصمیماتی بگیرید که به نفع کسب و کار شما باشد، از جمله اینکه کارمندان را رها کنید. با این حال، مهم است که بدانید حقوق شما به کجا ختم می شود و حمایت از کارمندان از کجا شروع می شود.
اگر در حالت اراده هستید، مجاز به اخراج یک کارمند با یا بدون دلیل در هر زمانی در طول کار هستید. روی دیگر سکه، یک کارمند می تواند هر زمان که بخواهد، با یا بدون دلیل یا اخطار، کار را ترک کند. قراردادهای کاری یا قراردادهای چانه زنی جمعی اتحادیه تنها راه هایی هستند که می توانند وضعیت خواسته کارفرما را تغییر دهند.
محدودیت های استخدام به اراده
در حالی که استخدام به میل به شما توانایی گسترده ای برای اخراج کارمندان می دهد، چندین محدودیت قانونی وجود دارد که باید در نظر داشته باشید. اخراج یک کارمند به دلیل غیرقانونی، حتی اگر فکر نمی کنید کار اشتباهی انجام می دهید، می تواند منجر به عواقب قانونی قابل توجهی شود. در اینجا چند مورد استثنای کلیدی برای استخدام به صورت اراده ای وجود دارد که باید بدانید.
انسانیت را در پایان به خاطر بسپار
وقتی در موقعیت اخراج شخصی هستید، تمرکز بر تدارکات آسان است – پیروی از رویه‌ها، محافظت از شرکت و اطمینان از اینکه تمام کادرهای قانونی را علامت زده‌اید. با این حال، در پایان روز، شما اخبار تغییر دهنده زندگی را به انسان دیگری ارائه می دهید. آنها قبض‌ها، خانواده‌ها و احساساتی در این شغل دارند، و این چیزی است که ما نمی‌توانیم آن را نادیده بگیریم، مهم نیست که این روند چقدر عادی است.
مهم نیست مکالمه چقدر سخت است، به یاد داشته باشید که مردم انعطاف پذیر هستند، اما در چنین لحظاتی آسیب پذیر هستند. صرف یک دقیقه بیشتر برای گوش دادن، حتی اگر تصمیم نهایی باشد، یا ارائه یک حرکت کوچک از حسن نیت می تواند راه درازی داشته باشد. به هر حال، تجربه کارمند در آن لحظه احتمالاً نحوه نگاه آنها به شرکت شما را شکل خواهد داد و حتی ممکن است بر احساس سایر کارکنان در مورد امنیت شغلی و ارزش آنها در سازمان تأثیر بگذارد.
===========================
منبع: تکنولوژی
